Seine Erstellung war eine Gemeinschaftsarbeit vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus allen Seniorenhäusern und Hausbereichen, die sich in verschiedenen Arbeitsgruppen zusammengefunden hatten. Das Qualitätshandbuch enthält entsprechend der damit verbundenen Absicht „den Bewohnern eine gleich bleibende Qualität in Pflege, Service und Betreuung“ zu garantieren, festgelegte „Qualitätsziele für die wesentlichen Bereiche eines Seniorenhauses“ und „Standards für deren Erreichung“.
Das Buch enthält die bewohnerbezogenen Qualitätsbereiche mit den Kapiteln zur Kirchlichen Unternehmenskultur, zur Pflege auf der Basis des trägerspezifischen Pflegeleitbildes und des Pflegemodells, zur Sozialkulturellen Betreuung, zur Speisenversorgung, zur Hauswirtschaft, zur Verwaltung incl. Empfang, zur Haustechnik sowie die übergreifenden Qualitätsbereiche mit den Kapiteln zu Strukturen, zur Führung, zur Öffentlichkeitsarbeit, zu den Zentralen Diensten, zum systematischen Qualitätsmanagement, zum Ehrenamt, zur Mäeutik und zum Arbeitsschutz.
Jedes Kapitel bietet zusätzlichen Raum für den darüber hinaus notwendigen Regelungsbedarf, die jedem Seniorenhaus Möglichkeiten der umfeld- und situationsbezogenen Selbstgestaltung ermöglichen und den gleichen Verbindlichkeitscharakter wie das allgemein Formulierte besitzen.
Diese Ergänzungen sind Inhalt der fortlaufenden Tätigkeit von Qualitätszirkeln vor Ort. Dabei gilt das Prinzip, dass auch unterschiedliche und individuelle Wege eingeschlagen werden können, wenn sie im Ergebnis mit den Zielen des Gesamtkonzepts übereinstimmen.
Ebenso enthält jedes Kapitel die Vorgaben zur internen Qualitätssicherung, also wer im Rahmen der Seniorenhausorganisation für bestimmte Qualitätsbereiche verantwortlich ist, bzw. die damit verbundenen Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten leistet.
Dies ist wiederum strukturelle Voraussetzung für das System der externen Qualitätssicherung: Um „die Sicherheit zu bekommen, dass es tatsächlich die Qualität bietet, die angestrebt wird“ führen ausgewählte und entsprechend fortgebildete Fachkräfte, systematische und unangemeldet Untersuchungen, so genannte Audits durch, und zwar regelmäßig im Ablauf von mindestens drei Jahren. Jedem Audit folgt ein Nachaudit innerhalb eines Jahres.
Der Begriff des Audits beinhaltet sowohl den Aspekt der Analyse als auch den des Gesprächs über das Vorliegende. Die Bewertung der Umsetzung von Qualitätszielen durch Rundgang, Einsicht in die Unterlagen sowie durch Beobachtung von Einzelvorgängen steht im Mittelpunkt der Auditierung. Schließlich verfasst das Audit-Team einen Bericht, in dem die positive Aspekte ebenso wie die Abweichungen aufgenommen werden. Daraus zu entwickelnde Maßnahmen werden dann wiederum in den hausinternen Qualitätszirkeln zur Umsetzung erarbeitet. Seit Anfang 2013 wird im Rahmen des Audits auch eine DCM-Beobachtung durchgeführt.
